Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg

Kaltgang im Maschinensaal des ITZ

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FAQ

Probleme "Mailbox ist bereits vorhanden"

Beim erstmaligen Zugriff auf die Mailbox über einen Browser kommt die Ausschrift "Mailbox ist bereits vorhanden".

Dieser Effekt ist bekannt und tritt vor allem bei den Browsern
Google Chrom & Safari auf.

Effekt

Ein Nutzer einer neuen Mailadresse möchte sich  erstmals auf unserem Server per Webmail anmelden und erhält jedes Mal  die Nachricht "Mailbox ist bereits vorhanden."

Hintergrund

Die Mailbox ist zu diesem Zeitpunkt noch  nicht angelegt. Erst beim erstmaligen Einwählen wird sie angelegt. Genau  dieses ist das Problem bei den Browsern: Google Chrom und Safari.

Lösung

Bitte melden Sie sich dieses erste Mal von einem andern Browser an.
Benutzen  Sie den Firefox, oder auch ausnahmsweise den InternetExplorer. Danach  können Sie Ihren Lieblingsbrowser weiter benutzen.

Oder, Sie nutzen von Anfang an die modernere Web-Oberfläche "Communications Express / Unified Web Client UWC" - diese wird über die Adresse:

https://studmail.uni-halle.de/uwc

erreicht und macht keine Probleme.

Viren-Check auf Zentralen Mailservern

Auf den Zentralen Mail-Servern der Martin-Luther-Universität im ITZ wird eine Virenpüfung durchgeführt.
Wegen der unterschiedlichen Mail-Software auf den Mail-Servern ist jedoch das Verhalten bei Suche und Behandlung gefundener Viren unterschiedlich.

1. Die Mail-Gateway "mailgateX.uni-halle.de"

Auf dem Mail-Gateways "mailgate.uni-halle.de" und "mailgateN.uni-halle.de" (symbolisch MAILGATE) am Internet-Zugang der Universität werden die E-Mails einer vollständigen Viren-Prüfung unterzogen.

Über diesen Server laufen folgende E-Mails:

  • alle von aussen einkommenden E-Mails
  • alle innerhalb der Universität entstandenen E-Mails, die wegen Adressauflösung oder durch statische Konfiguration über diesen Server geleitet werden.
    So senden z.B. die Rechner
    mail.uni-halle.de,
    smtp.uni-halle.de,
    studmail.uni-halle.de
    smtpauth.uni-halle.de
    alle nichtlokalen Mails direkt oder indirekt an MAILGATE.

Als Message Transfer Agent (MTA) ist die Software Exim 4 im Einsatz.

Eingesetzt wird die Software Sophos Anti Virus mit mehrmals täglich aktualisierten Viren-Kennungen.
Untersucht werden auch auch gepackte Archive in den Attachments (z.B. *.zip, *.Z, *.tar, *.tar.Z, *.tar.gz).
Uuencoded Inline-Text (kein MIME-Standard) wird nicht geprüft.

E-Mails, in denen der Virus-Checker fündig geworden ist, werden nicht weiterverarbeitet: sie werden abgewiesen und somit nicht angenommen.

Die infizierte E-Mail wird nicht an den Empfänger weitergeleitet, Absender und Empfänger werden nicht bezügl. dieser E-Mail und über den Viren-Fund informiert: In über 99,99 Prozent der Fälle sind Absender- und Empfänger-Adresse gefälscht, so dass die Nachricht fast ausschließlich einen Unschuldigen trifft, der sich dann zu Recht über diesen "Müll" beschwert.

2. Mailbox-Server "mail.uni-halle.de", "studmail.uni-halle.de"

Auf dem Zentralen Mail-Servern "mail.uni-halle.de" und "studmail.uni-halle.de" ist derzeit keine eigene Viren-Prüfung für E-Mail installiert.

3. SMTP-Server "smtp.uni-halle.de"

Derzeit zeigt der Name "smtp.uni-halle.de" auf den Server "mail.uni-halle.de" . Es gelten die Aussagen für "mail.uni-halle.de".

4. SMTPAUTH-Server "smtpauth.uni-halle.de"

Der Server "smtpauth.uni-halle.de" führt selbst keine Virenprüfung durch. Alle E-Mail wird zur weiteren Verarbeitung an die Server "mailgate.uni-halle.de" bzw. "smtp.uni-halle.de" geschickt.

5. Virenprüfung auf dem eigenen Rechner

Der dargestellte Viren-Check auf den Mail-Servern "mailgateX.uni-halle.de" entbindet Sie NICHT von der Nutzung eines eigenen Viren-Checkers auf Ihrem PC, denn:

  1. Ständig entstehen neue Viren-Typen, zu denen noch keine Virenkennungen vorliegen oder für die wir diese bei uns noch nicht installiert haben.
  2. Der Viren-Check auf "mailgateX.uni-halle.de" kann auch einmal deaktiviert/unwirksam sein (z.B. bei Betrieb einer Ersatzmaschine) oder anderweitig versagen.
  3. Sie können auch E-Mail bekommen, die nicht über unsere Server gelaufen ist.
  4. Sie erhalten Viren in anderweitig übertragenen Dateien.

Nutzer des Hochschulbereiches der Martin-Luther-Universität können die Lizenz der Anti-Viren-Software Sophos Anti Virus kostenlos nutzen:
http://sophos.urz.uni-halle.de

Sicherheit vor Viren ist relativ. Durch den zentral durchgeführten Viren-Check steigt die Sicherheit vor allem für Nutzer von Microsoft-Betriebssystemen. 100-ige Sicherheit können aber auch wir nicht geben. Deshalb sollten Sie weiterhin für die von Ihnen verwendeten Software-Produkte die aktuellen Sicherheitspatche einspielen.
Und beim manuellen Öffnen von Anlagen sollten Sie weiterhin sehr kritisch sein!

Ergänzung von Outlook mit der "tatsächlichen" Adresse des Absenders

Outlook zeigt in dem Info-Fenster mit einer Zeile viele Informationen zu einer E-Mail an. Diese Informationen sind meist:

'Anlage', 'Von', 'Betreff', 'Datum' (bzw. 'Erhalten am'), 'Größe'

Im Folgenden geht es um das Feld 'Von'. Es beinhaltet die Daten, die Sie beispielsweise anzeigen möchten, wie ein Empfänger ihre E-Mail wahrnehmen soll, z.B.: Alois Hülsensack, Karnickelzüchterverein Kleinwelka, o.ä.

Dieses Feld hat eigentlich keine große Bedeutung, es bleibt was es ist: ein Kommentarfeld!!! - beliebig wählbar und leider auch benutzbar, um Sie zu täuschen!
Die zugehörige Mailadresse hat mit diesem Kommentarfeld nichts zu tun (!!) und könnte wie folgt aussehen:

"Alois Hülsensack" ->
"Karnickelzüchterverein Kleinwelka" ->
"" ->

Outlook ist jedoch meist so eingestellt, dass nur genau dieses schöne und individuell zu gestaltende Feld angezeigt wird. Das ist eine sehr große Gefahr und Sie sind gut beraten, wenn Sie sich beide Felder anzeigen lassen, also Kommentarfeld und E-Mailadresse.

Die folgenden Schritte erklären, wie Sie Outlook dazu bringen:

  • bitte lassen Sie sich (wenn möglich) von Ihrem IT-Betreuer helfen
  • Sie benötigen Administrator-Rechte
  • bitte wählen Sie für die Outlook-Ansicht folgende Einstellung: Menü->Ansicht->Lesebereich->Unten. Diese Ansicht bietet die größte Anzahl von Tabellen-Feldern zur sichtbaren Information.
Bearbeiten der Outlook-Ansicht

Bearbeiten der Outlook-Ansicht

Bearbeiten der Outlook-Ansicht

  • Entpacken Sie die Datei email.zip in das Verzeichnis
    C:\Programme\Microsoft Office\***\FORMS\1031
    Der mit *** gekennzeichnete Teil/Pfad ist abhängig von der OutlookⓇ-Version:
    ...\Office\... = 2000
    ...\Office10\... = 2002
    ...\Office11\... = 2003
    ...\Office12\... = 2007
    ...\Office14\... = 2010
    ...\Office15\... = 2013
    Das Verzeichnis 1031 steht für den Sprachcode, der für Outlook gewählt ist (in diesem Fall "deutsch") - dies kann ggf. auf Ihren System differieren.
  • Installieren Sie das entpackte Formular email.cfg in OutlookⓇ folgendermaßen:
    • bis OutlookⓇ 2007: Extras->Optionen->Weitere->Erweiterte Optionen->Benutzerformulare->Formulare verwalten->Installieren
    • ab OutlookⓇ 2010: Datei->Optionen->Erweitert->Entwickler->Benutzerdefinierte Formulare->Formulare verwalten->Installieren
      Wählen Sie aus dem oben erwähnten Pfad das kopierte Formular aus und schließen Sie alle Dialoge.
  • Klicken Sie z.B. im Ordner Posteingang mit der rechten Maustaste auf die graue oben gezeigte Überschriftenleiste (z.B. in die Spalte "Betreff") und wählen Sie Feldauswahl aus

!!Achtung!! die Änderungen gelten jeweils nur für den Ordner, in dem Sie gerade sind - sinnvoll ist es also den "Posteingang" zu wählen!!

  • Unter Feldauswahl wählen Sie aus der Liste "Formulare..." und dort über dem Punkt "Formulare..." "Sender Email Address" aus. Anschließend klicken Sie auf Hinzufügen und schließen den Dialog. Wählen Sie nun unter Feldauswahl das Formular "Sender Email Address" aus und ziehen Sie dann das Feld "From E-Mail-Adress" an eine beliebige Stelle der grauen Überschriftenleiste.

anderer Weg:

  • rechte Maustaste->"Ansichtseinstellungen..."->"Spalten..."->Verfügbare Spalten auswählen: und über "Häufig verwendete Felder" auf "Formulare..." gehen.
    Dort ist unter "Persönliche Formulare" das neue Formular "Sender Email Address" ersichtlich und kann über "Hinzufügen" aktiviert werden.
    Danach kann man in "Spalten anzeigen" noch die neue "Verfügbare Spalte" hinzufügen und mit "nach oben" bzw. "nach unten" die Stelle bestimmen, an der die Spalte erscheinen soll.
Spalten vorher

Spalten vorher

Spalten vorher

Spalten nachher

Spalten nachher

Spalten nachher

Falls Sie das Adressfeld doch wieder löschen möchten:

Ziehen Sie das Feld mit der Maus außerhalb der Tabellenüberschrift, es erscheint ein großes "X", dann die Maustaste loslassen.

Kontrolle und Anzeigen der sog. "Header-Zeilen" einer E-Mail

Eng im Zusammenhang mit dem Thema "Ergänzung von Outlook mit der "tatsächlichen" Adresse des Absender" steht die Kontrolle der sog. "Header-Zeilen" einer Mail. Diese Zeilen - die Kopfzeilen einer Mail - enthalten viele wichtige Informationen über den Absender (Von:/From:), den Empfänger (An:/To:) und welchen Weg eine Mail genommen hat (Zeilen: "Received"/Empfangen).

Man muss kein großer Experte sein, um zu sehen, wenn etwas faul ist. Mit etwas gesundem Menschenverstand ist aus der Kopfzeile einiges an Informationen zu entnehmen.
Bsp.: Sie erhalten eine vermeintliche Mail der Sparkasse und in den Header-Zeilen steht Brasilien, dazu kommt eine Absenderadresse, die nichts mit der Sparkasse zu tun hat. In diesem Fall können Sie getrost von SPAM ausgehen.

Wie kann diese Kopfzeile angezeigt werden?

Im Thunderbird:
Menü: Ansicht -> Kopfzeilen -> Einstellung "Alle"
Nun zeigt Thunderbird über jeder Mail ausführliche Kopfzeilen an.

In Outlook:
In der linken oberen Ecke des Rahmens auf das Symbol mit dem Pfeil nach unten (>"Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen") klicken, auf "Weitere Befehle" gehen und "Nachrichtenoptionen..." (Message Options) auswählen und "Hinzufügen>>", mit "OK" beenden.

Outlook Header Zeile

Outlook Header Zeile

Outlook Header Zeile

Fortan erhalten Sie neben diesem Symbol ein weiteres, welches Sie anklicken können, wenn Sie sich zu einer Mail die Kopfzeilen ansehen möchten (es wird ein Info-Fenster geöffnet).

neu hinzugefügt: Symbol Nachrichtenoptionen

neu hinzugefügt: Symbol Nachrichtenoptionen

neu hinzugefügt: Symbol Nachrichtenoptionen

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